Newsletter Julio 2009
Por fin una solución efectiva para elaborar presupuestos
La mayoría de las empresas que se dedican a hacer presupuestos utilizan hojas de cálculo como su principal herramienta. Muchos comentan que Microsoft Excel ® debería ser una materia obligatoria en las carreras contables debido a que todos en la organización cuentan con software estándar de hojas de cálculo en sus PCs, de manera que no hay costos involucrados, todos hasta el personal no administrativo saben usar una hoja de cálculo por su flexibilidad y facilidad de lectura, se pueden fácilmente producir reportes que pueden incluir gráficos y cuadros. ¿Entonces si Microsoft Excel ® tiene tantas ventajas, ¿porqué hace falta considerar otra herramienta?
La prueba más evidente es un estudio realizado por KPMG Management Consulting en el que se descubrió que en el 91% de los casos en los que se utilizan hojas de cálculo para consolidación y presupuestos existen errores, pero lo que es aún más preocupante, es que los usuarios no tienen conciencia de esos errores.
Entonces, ¿cuál es la solución para que el trabajo se convierta en el placer de hacer presupuestos con hojas de cálculo? Deberíamos imaginar una empresa con aproximadamente 10 unidades de negocio, reportando solo en una moneda, que seguramente considera a las hojas de cálculo como una herramienta valiosa. Pero qué sucede cuando existen otras consideraciones importantes como estas: necesidad de vincular los presupuestos con los planes estratégicos, necesidad de generar múltiples escenarios, re proyecciones, reportes y consolidación en distintas monedas, necesidad de medir lo que esta ocurriendo con lo planeado, necesidad de analizar el negocio por múltiples líneas de negocio, necesidad de mantener una única versión del presupuesto en un solo lugar, necesidad de tener un flujo de trabajo con diferentes estados del presupuesto (sometido, aprobado, rechazado, etc.), seguimiento a actividades, cumplimiento de normas IFRS, FASB-52, GAAP, Sarbanes-Oxley, etc.
La solución de presupuestos de Infor, ayuda a que el ciclo de presupuestos se convierta en un proceso confiable, predecible, transparente y simple, el objetivo es que el presupuesto no se convierta en un dolor que ocurre una vez al año sino en una actividad que se va a facilitar y que se va a poder repetir a lo largo del año cada vez se necesiten hacer re proyecciones, facilitando hacer más veces corridas de presupuestos. Este proceso ayuda a tener ciclos de presupuestos más cortos y más tiempo para hacer análisis, como es una solución totalmente basada en web combina una base de datos centralizada y fiable con una familiar interface de hojas de cálculo, e incorpora inteligencia financiera y modelos de negocio que puede ser tan sencillos o complejos de acuerdo a las necesidades del negocio, la solución se adapta a diferentes tipos de presupuestos: con base cero, con base a la historia o lógicas de negocio especificas, todo queda incorporado en el modelo con reglas del negocio, la solución puede adaptarse fácilmente para que refleje las necesidades únicas del negocio.
Gestión de presupuestos de Infor facilita tener varios escenarios permitiendo mantener varios presupuestos y planes de acción simultáneamente, genera proyecciones estadísticas precisas, crea presupuestos realistas, identifica variaciones en tendencias y rendimiento, también actualiza los planes y presupuestos conforme cambian las condiciones para garantizar el éxito constante. Adicional, incluye generación de informes financieros por demanda de acuerdo a los accesos de información definidos por cada usuario y análisis multidimensionales enfocados en la información del negocio y seguimiento de flujo de trabajo. Todas estas funciones permiten a las compañías simplificar, gestionar, consultar y mejorar la exactitud de los complejos procesos empresariales del presupuesto, reduciendo los ciclos de tiempo y previendo acceso exacto a la información.
Podemos concluir que al adoptar la solución de Gestión de presupuestos de Infor, se obtienen los siguientes beneficios:
- Reducción de los tiempos cíclicos del presupuesto.
- Posibilidad de vincular el presupuesto con la estrategia y medir logro de objetivos.
- Precisión de los datos y eliminación de los problemas de control de versiones al poder almacenar información en bases de datos seguras y centralizadas, se logra tener una sola versión de la verdad.
- Permite monitorear el proceso definiendo prioridades y fechas para someter la información, informando a todos los usuarios que se espera y para cuando.
- Promueve la comunicación y colaboración, a su vez se pueden administrar las instrucciones necesarias para indicarle a cada usuario como realizar su trabajo.
- Más tiempo disponible para análisis de datos en lugar del ingreso y revisión.
- Total manejo de presupuesto multi moneda. El presupuesto se puede llevar en varias monedas y al final se puede consolidar en la que desee el usuario.
- Flujo de trabajo por colores para determinar rápidamente los diferentes estados del presupuesto: (sometido, no sometido, aprobado o rechazado).
- Menores ciclos de reportes y consultas.
- Mantiene la productividad de los usuarios gracias a una conocida interface Microsoft ® Excel, se puede ingresar datos a través de platillas en línea o fuera de línea.
- La interface Microsoft ® Excel mantiene todas las funciones web y está totalmente integrada y en línea con la interface web.
- Mejor trazabilidad de la auditoria. Se puede cambiar los datos de una forma muy sencilla con cualquier tipo de formulas y a su vez genera la auditoría necesaria.
- Alertas vía correo electrónico a los responsables cuando cambian los estados del presupuesto.
- Crear previsiones exactas sin que los usuarios necesiten tener conocimientos estadísticos.
- Menor costo de propiedad ya que hay que mantener un solo sistema.
- Soporte de normas y cumplimiento de requisitos IFRS o el que aplique.
- Ayuda para cumplir con las normas Sarbanes-Oxley.
Ver caso de éxito… (Baker & Taylor, Inc)
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